top of page

At optimere for flow er effektivt men kontra-intuitivt. Du kan demonstrere det på 20 minutter

Opdateret: 23. nov. 2023

Denne lille øvelse, I kan gennemføre hos jer selv, kan støtte jeres beslutning om at forsøge at arbejde henimod bedre værdiskabelse med flowoptimering.


For-historie: For nylig gennemførte jeg denne lille og velafprøvede øvelse med en lille gruppe ledere i en IT-afdeling i en offentlig myndighed, der arbejder med implementering af kanban.

Øvelsen gav de deltagende ledere en meget kropslig og fysisk fornemmelse af deres medarbejderes daglige vilkår og følelse af frustration i en organisation præget af stærk funktionsopdeling, lange beslutnings-køer og ventetider på afslutning af delopgaver udført i de andre funktioner.


Samtidig satte øvelsen straks gang i en samtale om nødvendigheden af at ændre organiseringen i retning af flow-optimering.


Succesen fik mig til at huske på at vi ikke behøver genopfinde nye tricks og at fysiske øvelser har meget større effekt end at ”se på”.


Forudsætning: Øvelsen er velegnet i sammenhæng med organisatoriske samtaler om implementering af lean- og agile arbejds- og ledelsesformer, hvor ledere er direkte involveret. Den er enkel at sætte op og tager ca 20 minutter at gennemføre, plus tid til opfølgende samtaler.

Øvelsen er designet af Henrik Kniberg og kan ses på YouTube




Formål: Understøtte erkendelser hos ledere af værdien af flowoptimering og at det er en ledelsesopgave at skabe betingelser for at det kan ske.


Sådan forløb øvelsen:

En gruppe ledere fra forskellige områder i organisationen deltog i en workshop om kanban. Som en del af workshoppen spurgte vi, om de ville deltage i en lille øvelse, der illustrerer væsentlige pointer omkring, hvad vi kan opnå med brugen af kanban og flowoptimering. Det ville de gerne.


Deltagerne blev opstillet på række med en spand med bordtennisbolde i den ene ende og en tom spand i den anden. På væggen hang en poster med en ”pauseknap” og en ”startknap”. Vi fortalte, at de nu var et team, hvis opgave det var at flytte bolde fra spand 1 til spand 2 og at alle bolde skulle igennem alle 8 hænder for at opgaven kunne løses.

Som en test gav vi en bold til første person og bad dem løse opgaven - det var nemt og bolden kom i spand 2.


Vi prøvede igen og gav bolden til en person i midten af kæden. Det gik også godt og bolden kom igennem 8 hænder og endte i spanden.


Ved tredje forsøg trykkede vi på "pauseknappen". Nu fortalte vi at chefen kom ind og observerede opgaveløsningen. Chefen blev utryg da jo kun 1 bold var i gang. Chefen ville gerne have mere effektivitet og bad om at få flere bolde i gang på samme tid.

Vi gav derfor bolde til alle tomme hænder og observerede hvordan kæden kæmpede med at finde ud af hvor boldene kom fra og hvor de skulle hen.


Så trykkede vi på "pauseknappen" igen og fortalte at chefen igen kom ind. Chefen var nu vældig tilfreds, da alle hænder jo nu var optaget af arbejde. Vi viste nu slutspanden frem og kunne konstatere at der ingen bolde var. Resultat: Chefen var glad, teamet var frustreret og kunden utilfreds.


Vi kunne også se at deltagerne i deres frustration forsøgte at snyde ved at kaste bolde i spand 2 uden at vide om opgaven var løst. Vi fortalte at den situation med dårlig kvalitet i leverancen og stor frustration over manglende evne til at koordinere arbejdet er velkendt hos alle medarbejdere i deres organisation. Det gav anledning til rigtig god refleksion omkring ansvaret for den situation.


I det sidste gennemløb lod vi deltagerne trække bolde fra startspanden i deres eget tempo (pull) og det viste sig (jo) at boldene hurtigt kom fra spand 1 til spand 2.


Vi fortalte at man jo godt kan optimere ressourceudnyttelsen, men først EFTER at der er etableret flow.



Den afsluttende refleksion: Vi blev enige om at invitere de andre ledere fra de andre afdelinger med til en tilsvarende workshop, så de også kunne føle hvad det betyder for opgaveløsningen og trivslen at fokusere på ressourceudnyttelse uden at indtænke flow.


Hvis du vil prøve selv, så kan du downloade vores facilitator-manus til øvelsen.




Henrik Sternberg





Vil du/I være mere Klog på flow? Læs om workshops, forløb og korte appetizers med fokus på ledelsesudvikling, der baner vejen for flow-effektivitet. Jeg besvarer gerne spørgsmål på LinkedIn

Comentários


bottom of page